Każdej osobie ubezpieczonej ZUS zakłada konto na podstawie pierwszego zgłoszenia do ubezpieczeń, np. gdy podejmuje pierwszą pracę. W ramach tego konta funkcjonuje także subkonto. Od 2014 r., osoby, które po raz pierwszy wchodzą na rynek pracy, mogą zdecydować, czy chcą zawrzeć umowę z OFE. Jeśli nie zrobią tego w terminie 4 miesięcy, ich składki w całości zostaną zapisane na subkoncie. Osoby urodzone przed 1 stycznia 1949 r. nie mogą być członkami OFE, a to oznacza, że nie mają subkonta w ZUS.
Jeśli osoba ubezpieczona osiągnęła wiek emerytalny 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn oraz przechodzi na emeryturę, to środki zgromadzone na subkoncie ZUS uwzględni w podstawie świadczenia. Inaczej jest w przypadku osób, które korzystają z tzw. emerytur wcześniejszych.
Środki z subkonta, tak jak środki z OFE, są dzielone w przypadku: rozwodu, unieważnienia małżeństwa, ustania wspólności majątkowej albo umownego jej wyłączenia lub ograniczenia, a także w przypadku śmierci posiadacza subkonta.
Po śmierci właściciela subkonta środki są dziedziczone. Jeśli w chwili śmierci miał współmałżonka, to otrzymuje on w ramach wypłaty transferowej połowę środków z subkonta w zakresie, w jakim środki były przedmiotem wspólności majątkowej. ZUS nie wypłaca gotówki. Pozostałe środki lub wszystkie, jeśli osoba zmarła nie miała współmałżonka, ZUS przekazuje osobom wskazanym przez zmarłego, a jeśli ich nie ma — środki wchodzą do spadku.
Osoba, która ma subkonto może zdecydować, kto po jej śmierci otrzyma zgromadzone środki. Wystarczy złożyć dyspozycję, którą można później w każdej chwili zmienić. Osoby, które rozpoczynają pracę, a nie przystąpiły do OFE, powinny złożyć w ZUS oświadczenie o stosunkach majątkowych z małżonkiem. Mogą wskazać konkretną osobę lub osoby do wypłaty środków po ich śmierci na formularz UWU. Warto to zrobić, gdyż w przeciwnym razie pieniądze z subkonta wejdą w skład spadku. Osobą uprawnioną do otrzymania środków zgromadzonych na subkoncie w ZUS może być nie tylko członek rodziny, ale każda osoba fizyczna, np. przyjaciel.
Po śmierci osoby, która nie należała do OFE i miała tylko subkonto, ZUS, jeśli zmarły wcześniej wskazał osoby uprawnione, informuje je o możliwości złożenia wniosku o wypłatę zgromadzonych środków.
Podział środków z subkonta w ZUS odbywa się na wniosek osoby uprawnionej. Część środków, która nie podlega podziałowi jako majątek wspólny małżonków, trafia do wskazanych przez zmarłego osób. Jeśli nie zostały one wybrane, to środki wchodzą do spadku.
Aby otrzymać wypłatę środków z subkonta w ZUS, nie trzeba korzystać z pośredników. Wystarczy złożyć wniosek USS. Można to zrobić osobiście w placówce ZUS, przesłać go pocztą lub złożyć elektronicznie przez PUE/eZUS. Wzory formularzy dostępne są na stronie zus.pl. Wniosek nie jest ograniczony w czasie.
Jeśli ubezpieczony ma subkonto w ZUS i jednocześnie jest członkiem OFE, osoby uprawnione do środków wskazuje w swoim funduszu. Podział środków po śmierci rozpoczyna się w OFE. Oznacza to, że osoba uprawniona musi w pierwszej kolejności złożyć wniosek do właściwego funduszu. Jeśli zmarły nie wskazał uprawnionych, wtedy środki wchodzą w skład spadku. Tak samo jak w przypadku posiadaczy tylko subkonta w ZUS. OFE ma obowiązek zawiadomić ZUS o osobach, na rzecz których podzielił środki. Podział środków na subkoncie w ZUS jest konsekwencją podziału środków zgromadzonych w OFE.
Wypłata gwarantowana to jednorazowe świadczenie wypłacane osobom uposażonym po śmierci emeryta, który nabył prawo do emerytury docelowej po osiągnięciu wieku 65 lat i miał subkonto. Wskazana przez emeryta osoba nabywa prawo wypłaty gwarantowanej, jeżeli śmierć emeryta nastąpiła w ciągu 3 lat od miesiąca, w którym po raz pierwszy ZUS wypłacił emeryturę. Jeżeli emeryt nie wskaże żadnej osoby uposażonej, to oznacza, że jest nią jego współmałżonek, pod warunkiem że w chwili śmierci emeryta pozostawał z nim we wspólności majątkowej. W pozostałych przypadkach wypłata gwarantowana wchodzi w skład spadku.
Do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w 2024 r. wpłynęło ponad 100 tys. zawiadomień z otwartych funduszy emerytalnych. Przeciętna kwota wypłaconych w ubiegłym roku środków z subkont ubezpieczonych to ok. 18 tys. zł.