Odpis aktu stanu cywilnego jest dokumentem niezbędnym m.in. do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku macierzyńskiego (odpis skrócony aktu urodzenia dziecka) czy zasiłku pogrzebowego (odpis skrócony aktu zgonu oraz aktu małżeństwa bądź aktu urodzenia w celu ustalenia stopnia pokrewieństwa). Aby ZUS mógł uzyskać potrzebny odpis aktu stanu cywilnego, musi otrzymać od wnioskodawcy dane, które umożliwią urzędowi stanu cywilnego identyfikację osoby, której odpis dotyczy.
Z wnioskiem o zasiłek macierzyński trzeba przekazać do ZUS dane dziecka takie jak: imię i nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL. Jeśli nie znamy numeru PESEL dziecka, możemy podać dodatkowo jego miejsce urodzenia.
We wniosku o zasiłek pogrzebowy na formularzu Z-12 w części „Dane osoby zmarłej” należy wpisać dane identyfikacyjne zmarłego: imię i nazwisko, numer PESEL, datę zgonu. Jeśli numer PESEL nie został nadany, należy podać miejsce zgonu.
ZUS wystąpi do urzędu o wydanie odpisu skróconego aktu zgonu tylko w przypadku, gdy wnioskodawcą w sprawie o zasiłek pogrzebowy jest członek rodziny osoby zmarłej.